Franck GmbH

BVS in Schlagzeilen

Im Fokus des Moduls BVS stehen Betriebsmittel. In der einfachen aber umfassenden Definition gehören dazu alle Artikel und Materialien, die nicht vom zentralen ERP-System verwaltet werden. In der differenzierten Betrachtung hat sich dieser Begriff permanent erweitert.

Jede Erweiterung stellte neue Anforderungen und begründete die vielfältigen Einsatz-Möglichkeiten der aktuellen Version 6.0:

• Ersatzteil-Service mit Schwerpunkt für Anlagen und Maschinen.
• Verwaltung aller Teile, Geräte, Betriebs- und Hilfsstoffe und Einrichtungen.
• Verwaltung der technischen Dokumente mit Bezug auf die eingesetzten Teile und Geräte.
• Lebensdauer-Überwachung kritischer Anlagenteile.
• Die neueste Herausforderung „Überwachung und Dokumentation aller Sicherheits-relevanten Einrichtungen“ entsprechend EN 13849-1.

BVS: Die Strategie für Ordnung und Systematisierung

Die Mög­lich­kei­ten, Be­triebs­mit­tel zu iden­ti­fi­zieren, sind viel­fäl­tig:

• Die einfachste Art ist die Eingabe der Betriebsmittel-Nummer. Meistens ist diese nicht oder nur teilweise bekannt. Wird sie nur teilweise eingegeben, so werden alle Betriebsmittel angezeigt, die das Nummern-Fragment enthalten. Aus den angezeigten Nummern und Bezeichnungen wird die benötigte Nummer selektiert.
• Über das gleiche Verfahren werden Fragmente der Bezeichnung eingegeben und das Betriebsmittel aus den angezeigten Sätzen ausgewählt, die das Fragment enthalten.
• Eine weitere Identifizierungs-Möglichkeit besteht über Haupt- und / oder Untergruppen. Dieses Verfahren ist dann effizient, wenn diese „selbsterklärend“ definiert sind (z.B. Hauptgruppe „Elektrik“, Untergruppe „Batterien“).

Struktur der Bestandsführung

Ein Betriebsmittel wird durch unterschiedliche Merkmale und Zustände („Status“) beschrieben, u.a.

• Betriebsmittel-/ Teile-Nr., Serien-Nr.
• Ident.-Schlüssel
• Beschreibungs- und Leistungsmerkmale
• Im Vorrat/ Verbaut
• Wenn „Verbaut“: Wo eingesetzt ?
• Zustand (Funktionsfähig/ Reparatur, Geprüft/ nächste Prüfung am ........, Geeicht/ nächste Prüfung am ........)
• Hinweis auf Dokumentation, Einbau- und Prüfunterlagen, ...
• Dokumentation des Lebenszyklus: Lieferant, wann geliefert, Lagerort, geeicht am ...., eingesetzt bei ..... usf.

Betriebsmittel wofür?

Die Zuordnung zu Haupt- und Untergruppen ist nur ein Identifikations-Kriterium für Betriebsmittel. Eine andere Schiene ist die „Anlagen-Struktur“. Dahinter verbirgt sich folgender Sachverhalt:

Im Mittel werden ca. 85 % technische und 15 % allgemeine Betriebsmittel verwaltet. Die technischen Betriebsmittel beziehen sich auf „Anlagen“ und/oder Maschinen. Diese Anlagen müssen mit Einrichtungen, Geräten, Hilfs- und Betriebsstoffen versorgt werden.

Im Sinne des korrekten und schnellen Einsatzes sind außer den für die korrekte Identifizierung notwendigen Daten auch Informationen für den Einbau eines Gerätes zu speichern. Demzufolge muss der Bezug zwischen dem Ersatzgerät und der „Anlage“, dessen Hersteller und deren ursprünglichen Auftrags-Nr. hergestellt werden.

Wo liegen die Betriebsmittel?

Die Lagerorte für Betriebsmittel sind unterschiedlich strukturiert – entsprechend der Geometrie der Betriebsmittel. Die Definition der Lagertypen, die Zuordnung der Betriebsmittel zu Lagerfächern und die verfahrenstechnische Abwicklung von Einlagerung und Entnahme stellen sicher, dass bei jedem Griff in ein Lagerfach der Service-Leistende das richtige Betriebsmittel erhält.

Systematik des Bestands-Managements

Der technisch Verantwortliche für die Ersatzteil-Haltung hat einen schwierigen Job. Ein einziges fehlendes Teil kann eine ganze Anlage lahm legen - u.U. mit hohen Folgekosten.Andererseits sind die Kosten für ein vollständiges Ersatzteilpaket (zu) hoch.

Das BVS steuert Bestände über Bestands-Parameter, die mit Kriterien verknüpft werden wie Umschlaghäufigkeit, Lieferzeiten, Lebenszyklus (wenn z.B. eine Einheit die „Konstruktive Lebensdauer“ erreicht, wird ein Warnsignal gesetzt).

Wird der Mindest-Bestand unterschritten, schlägt das BVS automatisch die Bestellung vor. Mit „Bestand“ ist primär der Bestand im Unternehmen gemeint.

Zwei Tendenzen werden jedoch zunehmend mit dem Ziel der weiteren Bestands-Reduzierung angewandt:

• Die Einbeziehung von Beständen beim Hersteller in das BVS: Die meisten Hersteller stellen Informationen über ihre aktuellen Bestände zur Verfügung. Wenn alle Daten z.B. über einen Transformator im BVS gespeichert sind, muss dieser dieser nicht im eigenen Bestand vorhanden sein und regelmäßig geprüft werden.
• Die Einrichtung von Konsignations-Beständen.

Die Verzahnung eigener Betriebsmittel-Bestände mit Beständen, die Lieferanten gehören, ist nur ein Aspekt. Gerade die Lieferanten-Beziehungen sind ein Beispiel dafür, warum das heterogene Betriebsmittel-Spektrum vielfältige Anforderungen stellt:

• Gespeichert sind pro Betriebsmittel die Informationen, ob es sich um „Hersteller“ oder „Standard-Lieferant“ handelt. Daraus ergibt sich das Liefer-Spektrum. Diese Informationen werden dazu benutzt, a.) die Zahl der Lieferanten zu reduzieren und b.) falls notwendig, Garantie-Leistungen einzufordern.
• Weiterhin werden Rabatt-Sätze gepflegt, wofür der mit dem Lieferanten getätigte jährliche Umsatz die Grundlage darstellt

Einführung des Controlling

Die Reduzierung der Betriebsmittel-Nummern und der Bestände liefern noch kein messbares Ergebnis. Damit folgen zwangsläufig die Fragen nach dem Wert des Betriebsmittel-Bestandes bzw. nach der Zuordnung der Kosten:

• Welche Kostenstelle oder welches Projekt hat welche Betriebsmittel verbaut bzw. mit welchen Kosten wird die Kostenstelle / das Projekt durch Entnahmen aus dem Betriebsmittel-Bestand belastet?
• Wie viel Kapital ist im Zentralen Betriebsmittel-Pool gebunden?
• Wie ist der Betriebsmittel-Bestand im Vorratsvermögen zu bewerten?

Mit der Bewertung wurde ein anderes Ziel erreicht: Das BVS ist in seinen wesentlichen Funktionalitäten immer noch ein technisches System, das ursprünglich dem Controlling schwer zugänglich war. Was nach Meinung der Spezialisten notwendig war, wurde beschafft. Jetzt ist der „Lebenslauf“ – besonders der werthaltigen Teile – von der Beschaffung bis zum Einsatz oder bis zur Ausbuchung nachvollziehbar.

Ein Fokus der Wirtschaftsprüfer liegt auf der Bewertung der Betriebsmittel einschließlich der Ersatzteile im Vorrats-Vermögen. Ausgangspunkt ist die Inventur, die in den Unternehmen, in denen das BVS eingesetzt wird, individuell gehandhabt wird z.B. Voll-Inventur zum Stichtag, „Einlagerungs-Inventur“ und Zählung der Bestands-Einheiten von Teilen, die sich seit dem letzten Stichtag nicht bewegten.

Betriebsmittel-Bestände im Vorrats-Vermögen werden nach unterschiedlichen Kriterien bewertet: Die „Pauschale Abwertung“ z.B. zum Stichtag wird nicht mehr akzeptiert. Stattdessen wird die Abwertung von Ersatzteilen entsprechend der Abschreibung der zugehörigen Anlage/ Anlagenteile vorgenommen.

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Von Praktikern für Praktiker

Wir haben das BVS nicht am grünen Tisch entwickelt. Das System entstand aus der langjährigen Anlagen-Betreuung von Unternehmen und wurde schrittweise neuen Anforderungen angepasst.

BVS ist ein Modul von Technikern für Techniker. Konkret: Wir sprechen die Sprache der Maschinenbauer, der Elektriker, der Automatisierungs- und Datentechniker.

Der „Rote Faden“

• Betriebsmittel den einzelnen Anlagen über „Baumstruktur“ zuordnen.
• Betriebsmittel über korrekte Bestell-Nr. des Herstellers / Lieferanten identifizieren.
• Anlagen-Nr./ Fabrik-Nr./ Zeichnungs-Nr. des Herstellers für den Bestell-Vorgang zur Verfügung stellen.
• Bestell- und Wareneingangs-Vorgänge steuern, eingehende Teile dem Verwendungszweck zuordnen oder gesichert und wiederauffindbar einlagern.
• Teile/ Geräte ersetzen, dafür Einbau-/ Installations-Anweisung, Parametrierungs-Hinweise zur Verfügung stellen.
• Wie weiter, falls Gewährleistung, Reparatur, Verschrottung organisiert werden muss ?
• Definition und Verfolgung von Prüf- und Eichzyklen.

Gespeicherte Einbau-Hinweise

Basis-Datenbankstruktur

Aus gutachterlichen Feststellungen:

„24 Stunden Ausfall unseres Logistik-Zentrums sind teurer als die Instandhaltungs-Kosten eines Jahres“ (Anm.: Er kannte diese allerdings nicht).

„Wir ersticken an externen Service-Kosten“ (Anm. Diese Aussage ist nicht korrekt, denn die internen Instandhaltungs-Kosten sind 5 Mal so hoch wie die externen Kosten).

„Wir führen kein Ersatzteillager und nehmen keinen externen Service in Anspruch“ (Anm. Geschäftsführer nach dem GAU im 5. Betriebsjahr der Anlage, verbunden mit Schadenersatz-Ansprüchen gegen die Lieferfirma).

„Die Kosten für Ersatzteil-Vorhalt und Service sind mittlerweile so hoch, dass wir sie von unserem Controller verfolgen lassen“ (Anm.: Das Unternehmen nutzt mittlerweile das BVS)

Zum „GAU“ der Anlage, die nicht gewartet wurde: Streitgegenständlich ist nicht die 42-stündige Standzeit, sondern der Umstand, dass der Hubwagen abgestürzt ist. Der Betreiber reklamiert einen „konstruktiven Mangel“.

Auswertung nach Kostenstellen

Inventur

Das Ergebnis

Das Ergebnis von Betreibern des BVS, die das Bewertungs-Modul verwenden:
Das im Betriebsmittel-Vorrat gebundene Kapital hat sich stark reduziert. Alle Bestände sind korrekt gebucht und inventiert, nachvollziehbar be- bzw. abgewertet. Der Verbrauch ist den Kostenstellen bzw. Projekten zugeordnet und dementsprechend dokumentiert.